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No show booking in hotel

No Show in hotel: come gestirlo al meglio

Care e cari WuBookers, se vi diciamo “No Show” a cosa pensate?
Sicuramente, purtroppo, a molti di voi sarà capitato di incappare in un No Show, una grande scocciatura in termini di tempo e denaro. A questo si aggiunge la difficoltà di limitare il danno e avere il giusto approccio all’accaduto. Vediamo quindi insieme come gestirlo al meglio.

No Show in hotel: che cos’è?

Il termine No Show identifica il mancato arrivo degli ospiti in hotel. Una persona ha prenotato una camera ma, nel giorno previsto, senza una cancellazione esplicita o modifica, non si presenta al check-in. 

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    Cosa comporta il No Show in hotel?

    La legge italiana parla chiaro in termini di No Show. Una persona che ha prenotato una camera e che decide di non presentarsi senza avvisare o disdire, è soggetto a penale.

    La sanzione è comunque a discrezione della struttura ricettiva. Solitamente corrisponde al costo di una notte e la cifra viene addebitata sulla carta di credito del cliente. 

    Ecco che, proprio per evitare brutte sorprese, è sempre bene chiedere al momento della prenotazione una carta di credito e verificare subito che non sia scaduta. 

    Ricorda però…

    Per poter applicare una penale su un cliente No Show è necessario aver dichiarato, in fase di prenotazione, anche i termini di cancellazione. Il cliente deve sapere chiaramente cosa succede in caso di mancata presentazione. La prenotazione deve quindi funzionare come un vero e proprio contratto tra te e il tuo ospite al fine di tutelare entrambi.

    Ecco che, per aiutarti, ti riepiloghiamo alcuni punti da tenere a mente:

    • Il cliente deve sempre essere reso consapevole, al momento della prenotazione, di termini e condizioni previsti dalla tua struttura in caso di disdetta o non presentazione;
    • Dovrai sempre indicare come sarà calcolato l’importo della penale;
    • La sentenza n. 6633 del 18 luglio 1997 della Cassazione Civile (terza sezione) dichiara che non è possibile addebitare l’intero importo del soggiorno prenotato;
    • La somma addebitata per il no show non è mai soggetta a IVA.

    Come evitare il No Show in hotel

    Considerando che il sistema più utilizzato è la pratica dell’overbooking, un valido strumento per limitare i problemi di no show è l’utilizzo del booking engine per le prenotazioni. Qui l’utente procede in autonomia all’acquisto della camera e ha l’obbligo di lasciare i propri dati per la registrazione in struttura, compresi quelli relativi al pagamento. 

    Ecco che, inserendo i dati della propria carta di credito, l’ospite dà alla struttura la possibilità di una pre-autorizzazione, ovvero una verifica circa la disponibilità e validità della carta. In questo modo l’hotel manager ha la possibilità di segnalare subito il problema senza attendere il giorno del check in e di tutelare la struttura in caso di mancato arrivo.

    Ricorda che non hai bisogno (e non devi) memorizzare il codice CVC/CVV a tre cifre della carta, per un addebito ti basterà il nome e il cognome dell’intestatario e il mese e l’anno di scadenza della carta.

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      Inoltre, puoi tutelare il tuo business avendo cura di contattare i clienti qualche giorno prima del termine di cancellazione, ricordandogli la prenotazione. Può bastare una semplice mail automatizzata o una telefonata.

      Oppure, se preferisci, puoi anche decidere di ovviare al problema prevedendo delle tariffe non rimborsabili vantaggiose in periodi di alta occupazione. 

      Per concludere

      I no show capitano, e anche più spesso di quello che si può immaginare. Bisogna quindi metterli in conto e cercare di tutelarsi nei modi che abbiamo discusso sopra.