Ciao a tutti.

Mi accingo a scrivere questo articolo per dirvi che oggi stesso pubblicheremo una nuova sezione del gestionale Zak chiamata CashFlow (in italiano sarebbe Flusso di Cassa letteralmente). Questa nuova sezione risponde ad esigenze piú volte manifestate riguardanti il controllo preciso di quanto entra ed esce dalla cassa di un hotel (o bed&breakfast o ostello che sia).

Questa funzionalitá quindi, é una sezione dedicata esclusivamente ai movimenti di cassa (soprattutto contanti ma anche CC, bonifici, pagamenti a canale, ecc.) che si svolgono quotidianamente in una struttura ricettiva. Abbiamo consultato alcuni di voi (grazie soprattutto a Luca e a Dario) che ci hanno aiutato nello sviluppo di un sistema semplice, intuitivo e potente.

Sappiamo a priori che ognuno possiede una maniera personalizzata di gestire caparre e depositi (anche penali per no-show e cancellazioni tardive) ma credo siamo riusciti ad offrire un sistema che racchiude in sé una logica estendibile ai piú. Rimaniamo comunque aperti a integrare, modificare e anche rivoluzionare eventuali aspetti. Fateci quindi sapere.

Per ultimo vi ricordo che ora stiamo seguendo una logica che include il fatturato nella sezione Archivio/Fatture, l’incassato nella presente sezione del CashFlow e il prodotto (la produzione) nella sezione Stats (che a breve verrá modificata e potenziata).

Allora, detto questo, ecco cosa pubblichiamo oggi:

Ci sono 5 cartelle (o sottosezioni) con differenti argomenti e funzionalitá:

• Chiusura di Cassa (o Balance Closing)
• Prelievo (o Withdrawal)
• Cashier’s Report (o report di cassa)
• Lista di chiusure di cassa (o Balance Closing List)
• Lista dei Pagamenti (o Payment List)

Chiusura di Cassa non é altro che una operazione di conteggio del contante in cassa che avviene dopo un certo periodo di tempo (normalmente il cambio di turno tra i receptionist) e che permette fare un controllo del contante (almeno per ora solo contante) incassato da inizio a fine turno. Quando si deve fare una chiusura (un Balance Closing) il sistema offre un importo che dovrá corrispondere con quanto si trova in cassa in quel momento.

Ovviamente sará possibile anche stampare il documento relativo al closing e sará possibile specificare la differenza (se esiste) e far firmare ai due colleghi lo stesso foglio di Chiusura di Cassa. Ecco come appare:

Ovviamente, affinché i conti tornino, abbiamo dovuto aggiungere una sezione di Prelievi (o ritiro contanti) che permette l’inserimento di uscite di contanti dalla cassa. Questo é generalmente il prelievo di denaro da parte di manager o responsabili della struttura.

Al momento é possibile solo aggiungere questo tipo di ritiro di contante ma in futuro pensiamo di poter aggiungere anche le spese sostenute. Sempre se é di vostro interesse..????

Cashier’s report (report di cassa) é invece un documento utile per chi (normalmente a fine giornata) fa le chiusure e deve controllare la giornata. Quindi non deve badare tanto a cambio turni ma a incassi giornalieri. Questo report include tutti gli incassi (ma NON include eventuali withdrawal) del giorno e del mese. La finestra temporale infatti é a partire dalle 00.01 fino alle 24 del giorno corrente e dall’1 al giorno corrente del mese in questione.

Inoltre, c’è una specifica che abbiamo considerato importante segnalare e indicare in questo documento: pagamenti ricevuti (incassati) relativi a produzioni future

Questo ultimo campo (pagamenti per produzioni future) significa 2 concetti in linea generale:
– Depositi
– Caparre

I depositi sono tutti quei pagamenti incassati che hanno un documento fiscale associato (una fattura o una ricevuta fiscale) e che sono relativi a produzioni future (prenotazioni che faranno il check-in in futuro) mentre le Caparre sono tutti quei pagamenti che non necessitano e non hanno un documento fiscale associato ma sono comunque pertinenti a prenotazioni che si consumeranno in data futura.

Questo é un esempio di Cashier’s Report (report di cassa) cosi come lo produce Zak:

Liste di chiusure di cassa e Liste di Pagamenti sono semplicemente liste di azioni rilevanti che possono essere presentate ed elencate filtrando attraverso parametri come l’utente che ha registrato il pagamento, la data di incasso, il tipo, ecc. Si possono produrre risultati interessanti e molto personalizzati e appaiono in questa forma:

E le liste di pagamenti:

Credo fortemente che questo strumento possa diventare importante per la gestione quotidiana del vostro business e sono convinto che si possa migliorare assecondando le vostre richieste future. Speriamo che vi piaccia intanto cosi come si presenta.

Un salutone