Un nuovo sistema di fatturazione per il gestionale ZAK

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Carissimi, rieccoci qua! ūüôā

Come anticipato nel precedente articolo del blog, oggi pubblichiamo il nuovo sistema di fatturazione per Zak, il nostro amato Property Management System. Con questo articolo vogliamo spiegare le novità introdotte e come funzionano. La prima novità è che ci saranno due modi per creare un documento fiscale:

  • dalla barra del menu in alto nella pagina, cliccando sulla nuova icona che aggiungeremo con questa nuova versione
  • dai dettagli della prenotazione,cliccando su “Emetti fattura – nuova versione” che troverai appena sotto l’attuale link “Emetti fattura”

L’icona nella barra del menu principale √® utile per creare documenti da qualsiasi sezione del programma, in qualsiasi momento e per qualsiasi cliente. Ma soprattutto ora sarai in grado, in modo semplice e veloce, di fatturare ad un cliente un servizio extra alberghiero, slegato da una prenotazione!

Icona nuova fatt

Come potrai vedere, cliccando sull’icona nella barra del menu in alto, l’anteprima del documento sar√† vuota (nessun cliente, nessuna voce di costo), perch√© il documento non deve essere associato ad un ospite. In altre parole, il cliente a cui si fa il documento potrebbe anche non essere un ospite della struttura, e la voce fatturata potrebbe non essere il pernottamento nella camera XX. Questa possibilit√† √® molto utile se gestisci un bar o un ristorante annesso o vicino all’albergo e accetti anche clienti esterni. Un cliente che non alloggia nella tua struttura pu√≤ prendere un caff√® e adesso, se vuoi, tu potrai fargli una ricevuta usando Zak invece che un altro software. Attenzione: i prodotti fatturati attraverso Zak, non riferiti ad una prenotazione, in questa prima versione del nuovo sistema di fatturazione non saranno inclusi nelle statistiche dei pagamenti. Recupereremo questi pagamenti e li includeremo nelle statistiche generali in un secondo momento, quando saremo in grado di produrre statistiche dinamiche per ciascuna attivit√†.

Creare un documento dai dettagli della prenotazione significa che puoi creare una fattura, una ricevuta, una nota di credito e/o un preventivo/proforma riferiti alle voci di costo che hai inserito nella prenotazione stessa.

Bottono nuova fatt

Come prima, potrai emettere un documento come attestazione di pagamento dei servizi legati alla prenotazione (camera, extra alberghieri, tassa di soggirono, etc.). Le novità sono descritte in maniera dettagliata qui di seguito:

Nuova fattura

Come puoi vedere nell’immagine sopra, ci sono alcuni dettagli importanti:

  1. Puoi scegliere il tipo di documento che vuoi creare. Se vuoi emettere una fattura oppure una ricevuta numerata, questi tipi di documenti avranno un numero progressivo.
  2. il cliente sar√† aggiunto in automatico dai dati della prenotazione e sar√† il “cliente di default” (ma potrai personalizzare questa voce *).
  3. Nel documento saranno sempre presenti i riferimenti alla prenotazione.

* Modificare il cliente sar√† molto facile. Baster√† cliccare sul campo “Personalizza i campi” se la modifica deve essere valida solo per questo documento.¬† Potrai anche cliccare sul campo “Modifica cliente” se vuoi modificare i dati del cliente nell’archivio di Zak. Potrai cliccare su “Aggiungi/cambia cliente” se vuoi fatturare ad un altro cliente.

Ancora:

Nuova fattura 2

Questa è la sezione dove specificare le voci da fatturare e dovi trovi i riepiloghi degli importi:

  1. La voce “soggiorno” (camera + durata del soggiorno) apparir√† di default e sar√† modificabile a piacimento. Inoltre troverai tutti i dettagli sugli importi (netto, sconti, % IVA, importo totale, etc.) che potrai modificare voce per voce.
  2. Potrai aggiungere voci da fatturare, per gli extra dell’ultimo minuto ad esempio, e questo creer√† un nuovo costo che andr√† ad aggiornare i dettagli della prenotazione con una spesa o un trattamento aggiuntivo.
  3. I riepiloghi del totale delle voci fatturate e degli importi saranno dettagliati: questo è importante per farli corrispondere ai pagamenti riscossi.

Insieme al riepilogo della prenotazione, troverai una nuova sezione dedicata ai pagamenti. Questa sezione potrà apparire o meno nella parte finale del documento che andrai a stampare. Come vorrai. Le informazioni sui pagamenti finora non comparivano nei documenti fiscali, ma erano solo nella pagina di dettaglio della prenotazione. Con il nuovo sistema invece sarai obbligato a inserire un pagamento in ciascun documento per poterlo salvare.

Quindi, quello che stiamo per cambiare è:

Nuova fattura 3

  1. Accanto al pagamento troverai la modalità di pagamento (contanti, carta di debito, carta di credito, etc.)
  2. Il conto di accredito √® il conto nel quale versi i pagamenti. Quindi potr√† essere la cassa dell’albergo o il conto corrente bancario. Con il prossimo aggiornamento di Zak, questa funzionalit√† ti consentir√† di gestire tutti i flussi di cassa relativi a ciascun conto di accredito, per consentirti di gestire al meglio tutte le tue attivit√†.
  3. Pagamenti differiti. Con questa funzione adesso potrai finalmente inserire un pagamento con data futura. Potrai quindi creare un documento con pagamenti posticipati.
  4. Se creai un pagamento parziale o solo un acconto (il motivo potrebbe essere la data o la modalità di pagamento) potrai aggiungere diversi pagamenti (o rimborsi per note di credito)
  5. Quest’ultima funzione √® per i nostri clienti non europei ūüôā C’√® la possibilit√† di aggiungere pagamenti con altre valute: potrai cio√® ricevere pagamenti in dollari anche se emetti il documento fiscale in pesos.

Ultimo, ma non meno importante, per poter completare e salvare il documento dovrai fare in modo che il totale fatturato e il totale dei pagamenti riscossi corrispondano. Finch√© non corrisponderanno, un messaggio ti avvertir√† che c’√® qualcosa di sbagliato. Vedi l’immagine sotto:

mismatch

Infine, sono sicuro che mi sto dimenticando qualcosa, ma spero che ce lo ricorderete voi indicandoci i bug da fixare, le funzioni da aggiungere e i dettagli da modificare o migliorare! Considerate, per favore, che si tratta di un gran cambiamento per Zak e abbiamo messo tutto il nostro entusiasmo per darvi finalmente una buona risposta a quasi tutte le esigenze che ci avete espresso nel corso degli anni!

Ricordate che il vecchio sistema di fatturazione scomparirà fra 30 giorni.

Nel frattempo, spero impariate a conoscere ed apprezzare il nuovo sistema.

Un caro saluto

PS: una grande ringraziamento a Jade, che è il creatore del nuovo sistema di fatturazione, e a tutti quelli che hanno contribuito a questo cambiamento (Dario, Fabio, Felipe, Angela e tutti gli altri che ci hanno spronato con i propri suggerimenti).

11 thoughts on “Un nuovo sistema di fatturazione per il gestionale ZAK

  1. manca sicuramente la possibilità di stampare la fattura per il controllo da parte del cliente prima di salvarla: è molto importante

  2. secondo me nella colonna “units” basta il numero (es. 4 e non 4u.) confonde un p√≤

  3. sono d’accordo con LF016!
    in generale trovo l’impaginazione un po disordinata e sopratutto enorme e non compatibile con le ricevute fiscali precedenti… se il conto √® con molte voci viene stampato in due pagine..non √® possibile.
    Noi per esempio le abbiamo fatte in tipografia e ora ci troviamo a dover rifare tutto ed è un costo.

  4. Si anche io ho necessità che sia mantenuta la possibilità di stampa sdoppiata su un A4 ovvero documento e copia del documento sul classico A4 prefustellato in due A5 altrimenti devo buttare tutti i moduli.

  5. Perfetto! Credo però necessario la scelta anche della ricevuta non fiscale, la utilizziamo solo per la tassa di soggiorno.

  6. sinceramente era molto pi√Ļ chiara e compatta quella di prima. Permetteva anche di emetterla prima per controllo (ora c’√® la possibilit√† di stampare “preventivo” come prima?, non lo trovo).
    Ora è veramente troppo grande, se un ospite soggiorna a lungo è ha diversi extra diventa un papiro interminabile

  7. Salve, ma per chi ha fatto stampare i moduli per il vecchio sistema che cosa deve fare? come ha chiesto il collega GP082 dobbiamo buttarli ? Non si pu√≤ mantenere la stessa impostazione? Giustissima osservazione di AG018 …. aspettiamo una risposta Grazie

  8. Noi usiamo fogli Fiscali A4 e stampiamo sullo stesso foglio la stessa RF a Sx e a Dx dello stesso foglio che essendo tratteggiato (al centro ) permette di staccare la copia a Sx per il cliente e la destra per noi.

    Sono 7000 fogli Vidimati fiscalmente e non sono ” buttabili” …..cercate di permettere l’uso del vecchio lay out con le nuove impostazioni.

    Vi ringrazio

  9. Credo sia necessario, oltre le possibilit√† gi√† introdotte, anche quella di ricevuta semplice non fiscale con numerazione propria. Noi infatti emettiamo, non crediamo di essere l’unici, ricevuta fiscale per il soggiorno, e ricevuta semplice per tassa soggiorno. Il che comporta in attuale flaggare e deflaggare in documenti l’una o l’altra possibilit√†, rendendo pi√Ļ laborioso il lavoro con possibilit√† di errori.

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